Najtrudniejszy temat
Na koniec tych krótkich rozważań – kwestia wypadków, zwłaszcza tych śmiertelnych. Niestety, organizacja imprez sportowych, zwłaszcza tych dla amatorów i zwłaszcza tych, w których zawodników liczy się w setkach, niesie ze sobą poważne ryzyko nieszczęśliwego zdarzenia. Jeśli już do niego dojdzie, jak należy się zachować?
- uwzględnimy przede wszystkim dobro osoby pokrzywdzonej i jej bliskich – po pierwsze, to oni są w danej sytuacji najważniejsi. Po drugie, taka opiekuńcza troskliwa opieka jest postawą godną profesjonalistów. A tak należy się właśnie zachować. Dlatego jeśli to konieczne, jakiekolwiek komunikaty dotyczące osób poszkodowanych konsultujmy z nimi samymi lub z ich rodziną. Jeśli oni nie życzą sobie, aby podawać do publicznej informacji szczegółów z nimi związanych – uszanujmy to;
- pamiętajmy o ochronie danych osobowych – ludzką reakcją jest zainteresowanie tym, co stało się na sportowej imprezie. Zaciekawienie budzi nawet lejąca się komuś krew z kolana. My jednak jako organizatorzy nie mamy obowiązku, by informować o wszystkich szczegółach, a zwłaszcza ujawniać dane poszkodowanej osoby lub wyjaśniać, jakich obrażeń i dlaczego doznał. Czemu? To nie tylko prawna ochrona danych osobowych, ale również ludzka przyzwoitość;
- nie zaprzeczajmy – jeśli coś się stało, nawet wypadek ze skutkiem śmiertelnym, nie zaprzeczajmy;
- nie eksponujmy – jeśli takie zdarzenie zaszło, nie róbmy sobie sami krzywdy i nie obnośmy się z tym na prawo i lewo. Im szybciej informacja taka zostanie zapomniana lub będzie przykryta innymi treściami, tym lepiej dla nas
- bądźmy ultraprecyzyjni – nie pozwólmy, aby w tym temacie doszło do jakichkolwiek przekłamań, przerysowań, przeskalowań. Pilnujmy zwłaszcza przedstawicieli mediów, którzy w pośpiechu lub z niedoinformowania mogą pisać nieprawdę. Jeśli ktoś twierdzi, że zawodnik doznał groźnych obrażeń, a w rzeczywistości było to tylko obtarcie – prostujmy. Jeśli ktoś twierdzi, że
- podkreślmy nasze przygotowanie – niech częścią naszego komunikatu, oprócz informacji o samym zdarzeniu i jego konsekwencjach, będzie też uszczegółowienie lub podkreślenie tego, co jako organizator zrobiliśmy, aby do takiego nieszczęścia nie doszło: obecność ratowników, prawidłowe zabezpieczenie, działający numer alarmowy, wymóg posiadania ubezpieczenia przez zawodników etc. Uprzedźmy tym samym pytania, wątpliwości, a nawet zastrzeżenia mogą zostać zgłoszone pod naszym adresem;
- monitorujmy i reagujmy – śledźmy, jakie komunikaty pojawią się w mediach. Jeśli tylko dostrzeżemy przekłamania, nieścisłości, nieuprawnione domysły – reagujmy. Oficjalny mail do redakcji poparty telefonem to minimum z naszej strony. Podobnie należy pilnować mediów społecznościowych, a już na pewno tych, które są zarządzane przez nas.
To ledwie kilka przykładów ze sportowej branży, które mogą się Wam przytrafić przy prowadzeniu marketingu imprez sportowych. Daleko temu krótkiemu tekstowi do wyczerpania tematu lub choćby zbliżenia się do tego. Szkicując powyższy artykuł, chcieliśmy zwrócić uwagę na te najbardziej prawdopodobne. Jeśli lekturze miałaby towarzyszyć jakaś myśl przewodnia, chcielibyśmy, aby dotyczyła ona nieustannej gotowości i ostrożności, którą należy wykazać się przy organizowaniu i promowaniu sportowych imprez.
Case 1: Procedury przede wszystkim
Kilka chwil temu zakończył się maraton MTB. W miasteczku rowerowym gwarno. Zawodnicy wciąż jeszcze rozemocjonowani pokonaną trasą. Pośród nich – jak przystało na gospodarza – przechadza się dyrektor sportowy imprezy. Nagle u jego boku wyrasta kolarz, który ma do niego pretensje o uszkodzenie roweru. Okazuje się, że zawodnik nie podołał kondycyjnie na zjeździe z Turbacza. Poprosił więc ekipę ratowników, zwyczajowo zamykających maraton, o wrzucenie roweru na plandekę i zwiezienie go na dół. Podczas zjazdu terenówka medyków wywróciła się jednak na bok, niszcząc rower.
Zawodnik stanowczo domagał się podjęcia działań, a dyrektor sportowy, poczuwając się do odpowiedzialności, chciał jak najszybciej pomóc. Zaczęli więc na miejscu, wśród gwaru i pod wpływem emocji, rozważać możliwe rozwiązania.
Jakie błędy zostały tutaj popełnione?
Przede wszystkim, dyrektor sportowy i twarz całego przedsięwzięcia nie powinna być angażowana do tego typu spraw. Jako osoba mająca kojarzyć się pozytywnie z imprezą oraz budująca jej wizerunek, nie może rozdrabniać się i zajmować każdą tego typu interwencją. Dyrektor powinien po wysłuchaniu zawodnika, skierować go do biura zawodów.
Po drugie, nie tylko dyrektor sportowy, ale także nikt inny nie powinien rozpatrywać tego typy spraw na bieżąco. Służy do tego procedura reklamacji, dająca czas na gruntowne i rzetelne przeanalizowanie sytuacji. A następnie – podjęcie słusznej, uzasadnionej decyzji.
Case 2: Drobna dziennikarska pomyłka
W czerwcu 2019 r. Polskę dopadła fala upałów. Zebrały one swoje tragiczne żniwo wśród uczestników imprez sportowych – w tym także maratonów MTB. Temperatury były tak dokuczliwe, że jednego dnia na dwóch różnych imprezach z powodu prażącego słońca zmarło dwóch kolarzy. Kilkanaście godzin później w kilku serwisach internetowych ukazała się informacja, że życie straciło dwóch zawodników… tego samego maratonu. Najprawdopodobniej jeden z piszących dziennikarzy nie wykonał pracy domowej w postaci researchu, po czym jego informacje powieliły kolejne redakcje.
Napędziło to wiele nieprzyjemności pechowemu organizatorowi, który nawet i z jednym śmiertelnym wypadkiem miał sporo zgryzoty. Nie trzeba dodawać, jak poważnym zagrożeniem dla jego marki była taka nierzetelna informacja. Udało się ją sprostować dopiero po interwencji PR managera. Fama poszła jednak w świat, zwłaszcza że przez kilka godzin na stronach głównych serwisów internetowych widniał sensacyjny lead: „Śmierć dwóch zawodników na jednym maratonie”.